Waarom een audit uitstellen geen goed idee is

In de praktijk merk ik dat apothekers een externe audit vaak uitstellen. Zelfs tot in 2028, het jaar waarin de deadline valt.

En dat begrijp ik. Het is te zeggen: wanneer ik mij in hun standpunt verplaats.

De beslissing om een audit uit te stellen tot het laatste jaar nemen ze volgens mij alleen maar omdat ze een gebrek hebben aan informatie. En die informatie wil ik trachten te geven aan de hand van dit blogbericht.

Ten eerste merk ik dat apothekers vaak geen idee wat ze zich moeten voorstellen bij een externe audit. Wat logisch is. Het is een nieuwe vorm van autocontrole die binnen de sector werd doorgevoerd, het is iets onbekend.

Het woord audit heeft meteen negatieve connotatie. Het wordt vaak geïnterpreteerd als een inspectie. De externe audit zoals die momenteel wordt toegepast binnen officina-apotheken, is allesbehalve een inspectie. Het is niet de bedoeling om apothekers te controleren op allerlei zaken, integendeel, auditeurs zijn niet bevoegd om controles uit te voeren, laat staan sancties op te leggen. 

Wat mag je dan verwachten tijdens een audit? Simpelweg een constructief gesprek tussen twee apothekers. Hierbij wordt ingegaan op 20 thema's en wordt de status hiervan bekeken ten opzichte van wat wettelijk vereist of aanbevolen is. Je krijgt dus enerzijds inzicht in waar je staat met je kwaliteitssysteem binnen je apotheek en anderzijds word je op die manier beter voorbereid op een mogelijke inspectie. Apothekers die reeds een audit lieten uitvoeren, blikken daarom met een positief gevoel hierop terug omdat het hen net rust en vertrouwen geeft.

Ten tweede gaat men er vaak vanuit dat wanneer men al vroeg een audit inplant, de tweede audit dan ook sneller zal volgen gezien deze om de vier jaar dient te worden herhaald. Dit is niet correct. Wanneer je al vroeg een audit inplant, heb je net meer tijd voor de tweede audit. Want de wetgeving heeft een overgangsperiode voorzien van 5 jaar om voor het eerst een audit uit te voeren en pas na deze overgangsperiode dient de audit om de vier jaar te worden herhaald. Dit betekent dat je dus, ongeacht wanneer je je eerste audit hebt laten uitvoeren, tijd hebt tot 2032 voor de tweede. Wanneer je dus al vroeg een audit laat uitvoeren, creëer je net meer tijd voor jezelf om met het actieplan aan de slag te kunnen gaan.

Tenslotte is het ook helemaal niet de bedoeling om jou meer werk te geven. De externe audit is een hulpmiddel om het jou gemakkelijker te maken. Na de audit ontvang je een uitgebreid rapport waar jij stap per stap mee aan de slag kunt. Kortom, de audit is niet bedoeld om het jou moeilijk te maken, maar net om jou te helpen.

Hou er best ook rekening mee dat hoe langer je wacht, hoe minder auditeurs er beschikbaar zullen zijn. Ik raad dus iedereen aan om alvast een moment in te plannen zodat je je hier verder geen zorgen over hoeft te maken.